Коротко. Площадку и ключевых исполнителей лучше искать за два-четыре месяца до даты. Если сейчас октябрь, самое время составить короткий список вариантов и начать писать. Чем ближе декабрь, тем меньше свободных дат и тем жёстче условия.
Когда что делать
| Когда | Что сделать |
|---|---|
| Октябрь | Выбрать дату и запасную, определить формат, число гостей и бюджет. Составить короткий список площадок и исполнителей и разослать запросы |
| Ноябрь | Забронировать площадку и ключевых исполнителей, внести предоплату, согласовать технические требования |
| Начало декабря | Утвердить сценарий и тайминг, список гостей и меню, передать исполнителям нужную информацию |
| За неделю до | Подтвердить время приезда, контакты на день события и схему монтажа |
Что бронировать первым
- площадку
- ведущего
- диджея
- техническую команду
- декор и фотозону
Площадка определяет дату, остальные подстраиваются под неё. Ведущих и диджеев на удобные даты разбирают быстро. А техника и декор зависят от того, куда вы приедете.
Почему в декабре тяжелее
У всех компаний одни и те же любимые даты: пятницы и середина декабря. Исполнители в эти дни нередко работают на нескольких мероприятиях, поднимают цены и просят предоплату сразу. Поэтому тем, кто начинает заранее, проще получить и нужную дату, и спокойные условия.
Как найти свободную дату
- Рассмотрите будни и не самые популярные дни: пятницы в середине декабря уходят первыми.
- Ранний декабрь или начало января часто свободнее по расписанию подрядчиков.
- Назовите запасную дату заранее, чтобы не терять время, если первая окажется занята.
Если уже поздно
Сузьте задачу: выберите будний день, воскресенье или дневной слот, камерный формат и площадку с базовой техникой. Лучше простое и надёжное, чем сложное и собранное на бегу.
Частые вопросы
Можно ли перенести корпоратив на январь?
Можно, и по датам и условиям это иногда проще. Но уточните, как с этим коллектив: после праздников многие в отпуске.
Нужна ли предоплата?
Обычно да: так исполнитель закрепляет за вами дату. Уточните условия возврата и переноса.
Что делать, если число гостей изменится?
Спросите у площадки и кейтеринга, до какого срока можно менять количество без потерь.
Хотите успеть до декабрьского ажиотажа? Оставьте заявку с датой и числом гостей, и мы начнём подбор.
